Entenda os cargos de quem ajuda o seu condomínio a funcionar
O trabalho de uma administradora de condomínios é algo bastante complexo. A empresa que é o braço direito do síndico se ocupa dos muitos pontos a serem cuidados para que os empreendimentos estejam funcionando bem, dentro da lei, e sempre se valorizando.
Mas você sabe como uma administradora funciona para atender o seu empreendimento? Tem noção dos cargos que os funcionários da empresa ocupam ?
Hoje conversamos com a Vania Dalmaso, da ItaBr, para explicar, em linhas gerais, o que faz cada cargo de atendimento na sua administradora.
“É importante dizer que cada cargo colabora com o todo, de forma que o morador, o síndico ou o membro do conselho se sintam bem assessorados”, aponta ela.
– CRC: A Central de Relacionamento com o Cliente é quem recebe as demandas pelo telefone ou via portal (live) dos moradores. “É o primeiro passo para quem precisa de uma informação corriqueira, como uma segunda via de boleto, ata da última assembleia ou a sua senha do portal”, explica Vania.
– Assistente de atendimento: Os assistentes trabalham diretamente com os subgerentes e gerentes dos condomínios. Colaboram com uma série de responsabilidades e procedimentos da gestão condominial, dando suporte aos gerentes e subgerentes em atividades administrativas e operacionais.
“Por exemplo, se a demanda do morador não conseguiu ser sanada pelo CRC, quem vai cuidar dela agora é a assistente de atendimento”, explica Vania.
Confira algumas das atribuições do cargo:
- Auxiliar Gerente a atender solicitações do Corpo Diretivo, condôminos, clientes externos e internos;
- Analisar e responder as demandas de atendimento geradas pelo CRC;
- Serviços Administrativos: Responsável por prestar assistência ao Gerente de Atendimento, principalmente nos serviços administrativos e burocráticos, com foco na prestação final de serviços ao cliente externo, devendo para tanto intermediar solicitações dos condomínios, zeladores e gerentes prediais e/ou problemas identificados junto aos departamentos de apoio.
- Assembleias: responsável por emitir e encaminhar o edital após confirmação da data, colaboração na redação da ata e envio da mesma pelo live.
Intermediações para o condomínio: colabora com desmembramento de IPTU quando necessário, pede revisão de contas junto às concessionárias ( água, luz, gás), entre outras atribuições.
– Gerente assistente: É aquele que auxilia o gerente em suas funções, e quem ocupa o lugar do gerente quando este sai de férias. É o braço direito do gerente e quem está mais próximo dele para ajudar a tocar as demandas dos condomínios.
Confira algumas das atribuições do cargo:
- Providenciar a documentação necessária para Controle das Obrigações Legais;
- Acompanhamento, junto ao departamento jurídico, para ingresso com ação de cobrança e assistência junto ao síndico;
- Cuidado com funcionários como admissão, demissão, férias, alteração salarial, promoção, de funcionários do condomínio ao recursos humanos;
- Suporte Técnico: Responsável por assessorar Gerente ou Gerente Assistente no atendimento ao cumprimento das obrigações legais do Condomínio, no que tange a serviços administrativos e burocráticos.
- Colabora junto ao gerente para manter o calendário atualizado das obrigações legais
- Solicitar orçamentos e encaminhar ao síndico, quando da entrega da agenda das obrigações legais.
– Gerente: O gerente é o grande elo entre o síndico e a administradora.
“Ele é tão importante que já é apresentado ao síndico e ao corpo diretivo já durante a assembleia que referenda a escolha da administradora”, aponta Vania.
É o gerente que corpo diretivo e síndico acionam quando precisam de algo referente à vida condominial.
“O gerente é aquele quem gerencia o atendimento do condomínio- e tem conhecimento de toda a gestão do empreendimento”, argumenta Vania.
Confira abaixo algumas atribuições do cargo:
- Atendimento do síndico e do corpo diretivo
- Realização de assembleias – e o monitoramento e cumprimento das decisões lá tomadas
- Elaboração da previsão orçamentária – acompanhamento dos gastos mensais, controle do previsto versus realizado
- Acompanhamento das obrigações legais do condomínio
- Reuniões com o síndico e com o corpo diretivo
Gerente geral/ Diretoria de condomínio: É o responsável por acompanhar o trabalho de todos os gerentes.
“É aquele que audita o trabalho dos gerentes, e se certifica de que ele esteja cumprindo o que se espera. Também pode estar presente em assembleias dos condomínios e associações, quando isto for necessário”, explica Vania.